La lecture du Figaro « réussir » capte mon attention sur un article relatif aux courriels qui volent dangereusement notre temps. Je fais partie de ces victimes innocentes, au double sens du terme. D’abord pour avoir amorcé moi-même et vaillamment la pompe à mails. Ensuite pour avoir été totalement englouti dans les flots de ces messages électroniques. Leur nombre quotidien est tel (une centaine environ émanant de personnes connues et estimées) qu’il rend l’exercice de réponse totalement impossible. Il suscite, cependant, un remord de ne pas honorer des correspondants qui, fort légitimement, ne comprennent pas cette absence de réponse. Un immense malentendu s’installe. Dès lors, comment faire ? Faire gérer son courrier administratif par son secrétariat. C’est fait. Non sans difficultés, car la frontière entre l’administratif et le personnel est parfois ténue. Mais lorsqu’on a la chance de vivre au croisement de nombreux réseaux de personnes toutes aussi équipées qu’intéressantes, la gestion du flux devient impossible. J’imagine que nombreux d’entre vous ont été confrontés et ont trouvé la solution au problème. Tous vos conseils seront donc précieux.
J’utilise des filtres, mais il n’y a pas de solutions miracle. Ce n’est pas pour vous déprimer, mais votre problème est insoluble…
La méthode Trusted Trio, que j’appliquais sans le savoir, me convient bien.
Vous pouvez essayer la methode Bill Gates: reception de emails directe de personnes priviligiees pour profiter de la reactivite du medium. Tout le reste passe par sa/ses secretaire(s) qui lui renvoi(ent) si necessaire avec un commentaire pour mettre en contexte la correspondance.
Avantages:
– la procedure est souple et reactive car elle peut a tout moment etre revue avec le secretariat.
– le tri est facilite car le secratariat peut definir les priorites
– la correspondance vraiment personnelle ne passe pas par le secretariat
vous faites comme dans la fonction publique d’état, vous supprimez les postes de secrétaire et chaque responsable gère ses courriels et tape son courrier : résultats un boulot haché menu, avec juste une priorité des priorités, le tout dans l’urgence et vive la galère : c’est ça la RGPP ! pour le travail sur le fond on externalisera ! et dans 15 ans on parlera de réversibilité ! en attendant, il s’agira de rester zen pour sauver sa peau (je parle pas de la carrière je parle de la santé mentale et physique)
Un système de pré-classement avant lecture par le secrétariat qui vous répertorie les mails par domaines : conseil général, sénat, blog, perso… et vous les retransfère en supprimant l’original.
Et voilà le travail.
J’ajoute que la principale difficulté pour s’y retrouver dans la multitude de mails que nous recevons réside la plupart du temps dans l’absence de concision et de précision de l’objet du message.
Pour avoir l’habitude d’en gérer une flopée quotidienne j’apprécie les messages brefs et bien construits qui en trois lignes plus un objet clair savent livrer leur substantifique moelle.